Klachtenregeling
Ovis advocatuur is een advocatenkantoor (gevestigd in Haarlem en KvK-nummer 88477614). Bij Ovis advocatuur hechten wij aan hoge kwaliteit van dienstverlening en tevreden cliënten. We zullen, binnen de redelijke grenzen die gelden binnen onze beroepsgroep, er alles aan doen uw belangen optimaal te behartigen.
Indien u desondanks een klacht heeft over onze dienstverlening vernemen wij dat graag. Wij komen graag met u in gesprek om tot een passende oplossing te komen. Tevens zullen wij uw feedback gebruiken om onze dienstverlening te verbeteren en klachten in de toekomst te voorkomen. Indien wij in onderling overleg niet tot een oplossing komen kunt u een klacht bij ons indienen volgens onderstaande klachtenregeling.
Algemeen
Deze klachtenregeling geldt voor alle klachten die binnenkomen over de dienstverlening van medewerkers van Ovis Advocatuur.
Het maakt niet uit of de klacht over een advocaat gaat of niet.
Er worden geen kosten in rekening gebracht voor de behandeling van de klacht.
De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd delen de inhoud en de behandeling van de klacht niet met anderen.
Klachtprocedure
Indien u een klacht wilt indienen, kunt u deze versturen naar info@ovis-advocatuur.nl of naar Ovis Advocatuur t.a.v. degene die de klacht behandelt (klachtfunctionaris) (Florapark 7, 2012 HK Haarlem). De klachtenfunctionaris is mr. M.T. Ok.
Zo spoedig mogelijk nadat u een klacht hebt ingediend, stelt de klachtenfunctionaris de medewerker over wie is geklaagd in kennis van de ingediende klacht. Vervolgens stelt deze degene die de klacht heeft ingediend en de medewerker over wie is geklaagd, in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
De medewerker over wie is geklaagd en de klager proberen eerst samen tot een oplossing te komen. Als het nodig of gewenst is wordt dit gedaan met behulp van de klachtenfunctionaris.
Indien het voorafgaande niet leidt tot een oplossing, handelt de klachtenfunctionaris de klacht schriftelijk (is ook per e-mail) af binnen 4 weken na ontvangst van de klacht. Het oordeel wordt onderbouwd en er kunnen aanbevelingen worden gegeven.
Als de termijn van 4 weken te kort is voor de klachtenfunctionaris dan laat deze dit schriftelijk aan de klager weten. De klachtenfunctionaris bericht de klager over de reden voor de vertraging en geeft aan wanneer wel een oordeel wordt gegeven.
De medewerker en de klachtenfunctionaris houden elkaar tussentijds op de hoogte.
Is de klacht naar tevredenheid afgehandeld, dan tekenen de betrokken personen het oordeel dat over de klacht is gegeven.
Als uw klacht na de behandeling niet naar tevredenheid is opgelost betreuren wij dat zeer. Uiteraard kunt u in dat geval de klacht (ook) bij de bevoegde rechter bij de Rechtbank Noord-Holland of de tuchtrechter of een andere instantie neerleggen.
De klachtenfunctionaris registreert de klacht intern en vermeldt het onderwerp. Periodiek (minimaal 1 keer per jaar) bespreekt de klachtenfunctionaris de eventueel ingediende klachten met de medewerkers van Ovis Advocatuur en doet zij aanbevelingen