Ovis advocatuur heeft de privacy van haar cliënten, bezoekers van de website en van anderen hoog in het vaandel staan.  Verwerking van persoonlijke gegevens (‘persoonsgegevens’) gebeurt dan ook in overeenstemming met de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

• Voor het uitvoeren van de juridische diensten waarvoor wij worden ingeschakeld.

• Om te voldoen aan administratieve verplichtingen die de wet en toezichthouders aan ons stellen.

• In het kader van sollicitaties, trainingen en evenementen.

• Voor marketing- en relatiebeheer doeleinden, waaronder de website van ons kantoor.

Voor de hiervoor genoemde verwerkingen van gegevens bestaan de volgende grondslagen:

• Wettelijke plicht (o.a. factuurgegevens);

• Uitvoering van de overeenkomst van opdracht (alle gegevens die wij hiervoor nodig hebben, bijvoorbeeld contactgegevens, factuurgegevens, bankgegevens en alle gegevens die onze cliënt ons heeft gegeven);

• Gerechtvaardigd belang (beoordelen geschiktheid bij vacatures);

• Toestemming (bij gevoelige persoonsgegevens of het versturen van nieuwsbrieven).

Voor de uitvoering van onze dienstverlening werken we samen met derde partijen. Deze partijen verrichten diverse diensten voor ons op het gebied van gegevensopslag, beveiliging, CRM, e-mailbeheer, communicatie, boekhouding en facturatie. Uiteraard hebben deze partijen alleen toegang tot deze persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun dienstverlening.

Uw persoonsgegevens kunnen aan de volgende organisaties worden doorgegeven:

• Gerechtelijke instanties;

• Advocaat van de wederpartij;

• Toezichthouders;

• Derde partijen die IT- en/of financiële diensten verlenen aan Ovis advocatuur en met wie Ovis advocatuur een verwerkersovereenkomst heeft gesloten.

Persoonsgegevens die worden verkregen in het kader van de uitvoering van een juridische opdracht  worden bewaard voor de duur van de wettelijke bewaarplicht. Dit is tot maximaal 20 jaar nadat de samenwerking is geëindigd, tenzij er een wettelijke plicht is om de gegevens langer te bewaren.

Persoonsgegevens die worden verkregen in het kader van een sollicitatie, training of evenement worden bewaard voor de duur van deze activiteiten en vier weken hierna, tenzij de sollicitant ons toestemming geeft de gegevens langer te bewaren.

Persoonsgegevens van bezoekers op de website die het contactformulier invullen worden vier weken bewaard tenzij met de bezoeker een overeenkomst van opdracht wordt gesloten, in welk geval de wettelijke bewaarplicht geldt.

Overige persoonsgegevens worden bewaard voor zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

Op basis van de wet heeft u in bepaalde gevallen het recht op:

• Informatie (ontvangst privacyverklaring);

• Inzage in alle persoonsgegevens die wij van u hebben opgeslagen;

• Correctie en/of aanvulling van uw persoonsgegevens zodat fouten of onjuistheden kunnen worden hersteld;

• Verwijdering van uw persoonsgegevens;

• Dataportabiliteit van uw persoonsgegevens;

• Vergetelheid van uw persoonsgegevens;

• Intrekking van uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens;

• Het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in het geval u van mening mocht zijn dat de bepalingen van deze verklaring of van de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet wordt nageleefd;

• Het maken van bezwaar tegen het registreren van uw persoonsgegevens.

Een (gemotiveerd) verzoek tot het uitoefenen van een of meer van bovenstaande rechten kunt u sturen via onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Ovis advocatuur aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen

Uw verzoeken zoals hiervoor bedoeld, kunt u richten aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Dit is mr. N.R. Schaap (nicky@ovis-advocatuur.nl).

Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Ovis advocatuur neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

Uw persoonsgegevens zijn bij ons in goede handen. Wij treffen alle beveiligingsmaatregelen die noodzakelijk zijn om inbreuk op uw gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Indien wij gebruik maken van derde partijen die gegevens voor ons verwerken, sluiten wij met hen een separate overeenkomst waarin de derde moet garanderen passende en organisatorische maatregelen te nemen voor het beveiligen van uw gegevens.

Ovis advocatuur houdt gebruiksgegevens bij van de website voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde persoonsgegevens zijn in beginsel anoniem en worden niet door Ovis advocatuur verkocht aan derden.

Teneinde het gebruiksgemak van de website van Ovis advocatuur te vergroten, wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek op de website van Ovis advocatuur op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. U kunt het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website kan beperken.

De website van Ovis advocatuur maakt gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de website te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van de website van Ovis advocatuur geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. Eveneens worden cookies geplaatst door het gebruik van buttons en/of links, zoals hiervoor onder ‘Gebruik social media’ is omschreven. Ovis advocatuur heeft geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door die derde partijen.

Op de website van de Autoriteit Consument en Markt (https://www.consuwijzer.nl/telecom-post/internet/privacy/uitleg-cookies) leest u meer over cookies en hoe u deze kunt blokkeren of verwijderen.

Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met een van onze medewerkers via info@ovis-advocatuur.nl, op 023- 303 4385 of per post naar het adres Florapark 7, 2012 HK in Haarlem.

Dit privacy statement is op d.d. 11 april 2023 vastgesteld.